【アウトルック】アクセスツールバーを使った時短技!

Pocket

このエントリーをはてなブックマークに追加
みなさん、こんにちわ!
今回はアウトルックに焦点をあてて
時短技をご紹介したいと思います。
 
アウトルックといえば、
ビジネスマン誰もが一度は目にする
メールソフトです。
 
使っている人も、時間 も多いということは・・・
それなりに時短することで、
労働時間短縮することができるはず!
どんどんスピーディー化して、
仕事の効率を上げていきましょう!
 
ということでまずは
アウトルックで使える!
基本的な時短技からみていきます。

定型文を単語登録する。

皆さんは、
メールの本文で
「お世話になります」
「お疲れ様です」
 
こうしたワードを頻繁に使用しますよね?
しかしながら毎回一文字一文字入力すると、
それなりに時間がかかってしまいます。
 
そこで、定型文として登録することで、
いちいち全文手打ち入力する
必要がなくなります。
 
たとえば、
「お疲れ様です。」
というワードを登録しておきたい場合は、
「おつ」と入力するだけで、変換することができます。
 
やり方は以下の通り。
1)デスクトップ画面にします。
2)IMEオプションを開きます。
3)「単語登録」をクリック
 
 
どうです?とても簡単です。
ここで単語登録をしておいたほうがいい
ワードを列挙しておきます。

 

単語登録設定画面

1)電話番号や住所、名前、メールアドレスなど個人情報

呼び出すワード設定のコツとして
思い出しやすい、
入力しやすい短めのワードがおすすめです。
思い出す為には、独自のルールを決めておくことが
コツです。
例えば、2文字もしくは3文字以内にする。
メールアドレスなら、頭文字の2文字をとる。

などです。
 
例)
メールアドレスの場合:呼び出すワード→「めー」
住所の場合:呼び出すワード→「じゅう」
電話番号の場合:呼び出すワード→「でん」
 
など
比較的よく入力する個人情報を
簡単に呼び出せるようにするのがコツです。

2)記号

よく使う記号を単語登録しておくと
便利ですよ。
たとえば、
 
アンダーバー『_』や、
下層表示、メニュー表示などで役立つ『∟』、
矢印『→』など。
 
呼び出すワード例としては、
「あん」 →  アンダーバー『_』
「つぎ」 →  特殊文字『∟』
「やじ」 →  左から右矢印『→』
「した」 →  上から下矢印『↓』
など。
 

ショートカット編

基本編

アウトルックショートカットを制するものは、ビジネスを制す。
と思われるほど、アウトルックにおいてショートカットは威力を発揮します。まずは簡単なものから。

返信 → 「Ctrl + R」
全返信 → 「Ctrl + Shift + R」
転送 →  「Ctrl + F」


このあたりはマストで覚えておくとよいです。

応用!メール検索編

もし探したいメールがあった場合、皆さんはどうしますか?

この検索ワード欄を使いますよね。
実はこの検索ワード欄、奥が深いです。
この検索機能をいかにうまく使いこなせるかが、
時短につながるかどうかのポイントです。

まずは検索欄にカーソル合わせます。

「Ctrl+E」

です。
マウスでカーソル移動するよりも、
即座に移動させることができます。

少し話はそれますが、

探し出したい固有単語や、キーワードを
崩さずに検索するには
“” ※クウォーテーションマーク
で単語を囲みます。

例えば、
“東京ディズニーランド”
と検索すると、”東京ディズニーランド”が含まれたメールを検索してくれます。

クウォーテーションマーク を外して

・東京ディズニーランド

とだけ検索すると、『東京』や、『ディズニーランド』のどちらか
が含まれているメールを引っ張ってきてしまいます。

こうして『””』をつけるだけで、メールの検索スピードが向上します。

以上が検索欄を使った
基本的なメール検索です。

アクセツールバーを使った検索がすごい!

次はアクセスツールバーを使った
複合技をご紹介したいと思います。
このツールを利用すると、

「いつ」「誰が」「添付ファイルの有無」
の軸で瞬時に、且つ正確に検索をすることができます。

そのためにはまず以下の設定を行います。

1)期間設定
2)差出人検索設定
3)添付ファイルありなし設定

以上の設定項目をそれぞれアクセスツールバータグに追加していきます!
早速一つ一つ見ていきましょう。

1)期間設定

アウトルックには、
期間を様々な条件で
メールを検索することができます。

例えば、
●●年●月●日以前のメールを検索したい、
●月●日~●月●日の間のメールを検索したい。
といった条件など、
便利な検索機能が備わっています。

高度な日時検索画面

ただ、
忙しいときなど以上のようなウィンドウを開いて
いちいち検索するのは面倒ですよね。

そこで、
ワンクリックで日時設定できる方法がこちら。
アクセスツールバーに日時検索を追加します。

アクセスツールバーに日時検索項目をセットします。

この場合、
ツールバーの2番目に追加されていますので、
『ALTキー + 2』 
と入力するだけで、
クイック検索欄に移動、
検索したい日程を簡単に設定することができます。

補足:検索日時を正確に指定することはできません。
あくまで検索できるのは、以下の日時項目のみです。

ちょっとした検索なら、これでOKですね!

2) 差出人検索設定

先ほどと同じように、アクセスツールバーに設定していきます。

アクセスツールバーに差出人検索項目をセットします。

先ほどと同様、
クイック検索欄をクリックし、
ツールバー表示を検索ツールバーに切り替えます。
“件名”の左にある”差出人”
を右クリックし、
アクセスツールバーに追加を選択するだけで完了です。

ここで問題です。
この検索欄に直接差出人名を記入するとどうなるのでしょうか?

例えば『田中』と入力すると、
中田や、●●中、田畑など、それぞれの言葉を含む
メール本文や、差出人などすべてを拾ってしまいます。

そんな場合、
差出人検索設定をすることで、
検索結果がより正確になります。


たとえば、
『田中』さんを探したい場合、

『ALTキー + 3』 

で、クイック検索欄に”差出人名”表示され、
カーソルがアクティブになります。
そこに『田中』と入力するだけで、
『田中』さん発信のメールのみが検索されます。

このほか、メールアドレス一部分でも
正確な検索結果が返ってきます。

3)添付ファイルありなし設定

最後は、添付ファイルの有無です。

添付ファイル付きのメールのみ
絞りこむことができます。

こちらも先ほどと同様、
検索フォームをクリック後、
“添付ファイル”を右クリックし
アクセスツールバーに追加するだけでOKです。
一応図を記載しておきます。

“添付ファイルあり”で右クリックし、アクセスツールバーに追加します。

いかがでしたでしょうか?

今回はアウトルックを時短で解決する!をテーマに、

・定型文を単語登録する。
・アウトルックでよく使う、基本的なショートカットキー
・アクセスツールバーを活用し、検索スピードを劇的に上げる。

の3点に絞ってご紹介しました。

特に最後のアクセスツールバーはやっぱり重宝します!

1)期間設定
2)差出人検索設定
3)添付ファイルありなし設定
以上の設定が完了したら、

通常の検索スピードが劇的にアップ
するはずです。

繰り返しになりますが、
先週、差出人、添付ファイルあり/なし
を瞬時に検索することができます!!

ちなみに
送信済みメール画面でも同様、
アクセスツールバーに
送信先(※宛先)設定も行うと、
過去にさかのぼって誰に送信したか、
も正確に検索することができます。

いかがでしょうか?
アウトルックで
アクセスツールバーを使った、
時短技でした!

それではまた!

Powered by RSSリスティング

 

このエントリーをはてなブックマークに追加

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です