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爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編『クイックアクセスツールバー』でサクサク!-第2回-

皆さんこんにちわ!

アタロ―です。前回パワーポイントを使って
仕事を効率よく終わらせる為の7か条をお伝えしました。

前回の記事はこちら

本トピックは、何かと面倒な
パワーポイント企画書
を素早く完成させたいという人の為

「すごくきれいなものは作らなくてよい」

「効率よく、さくっと作りたい」

という声にお応えするものです。

それではいきます。


パワポ爆速で効果を上げる為の必殺7か条
1)そもそもパワーポイントで作成する必要があるのか。
2)制作ボリュームを掴む。
  構想をねる。構図8割、作業2割。伝ることは1ページに1つ。
3)必要なフォント、色数、フォントサイズを決めておく。
4)マウスは極力使わない。ショートカットキーを覚える。
5)クイックアクセスツールバーを使う。
6)とにかく画像サイズ、ブックのサイズは軽くする。
7)会議は同時進行の場。
 

今回はとっかかりとしていきなりですが・・・

“5)クイックアクセスツールバーを使う”

からお話したいと思います。

アクセスツールバーの重要性

なぜこのリボンボタンからお話したいかというと、
即効性が高く、
なんといってもわかりやすいからです。

これを設定しておくだけで、
1つの企画書を作成するのに5分(あくまで自己感覚ですw)
短縮を体感できると思います。
覚えておくだけでこれほど効率のよい機能はないです。

クイックアクセスツールバーとは

デフォルト画面上最上部に出てきているバーのことです。

自由にカスタマイズすることができます。
ここをカスタマイズすると、
見違えるようにスピーディーな操作が可能になります。
この領域をマウスで移動し、そのままクリックしても使えます。

ここで重要なポイントがあります。
このアイコンには
ショートカットキーが割り振られおり、
キーボード上の操作だけでも
選択、実行をすることができます。

ショートカットキーで効率アップ

ショートカットキーと組み合わせることで威力を発揮します。

『ALT』キー + (英数字)

で素早く実行することができます。

altキーを押すと、次に項目選択する数字・文字列がでてきます。クイックアクセスツールバーにも1~6まで番号が割り振られています。

簡単ですよね?
ちなみに私が設定している機能は以下の通りです。
左から順番に、

  1. 名前をつけて保存
  2. オブジェクトの配置
  3. 図形
  4. 図形の塗りつぶし
  5. 図形の枠線
  6. 文字の塗りつぶし

例えば、図形挿入をしたい場合、

【Alt】 を押した後に【3】を押すと、
図形オブジェクトウィンドウを
一気に表示することができます。

通常、
挿入タグをマウスで選択し、
さらに図形アイコンを選択する必要があります。

実質この作業だけでも比較すると、
5秒程度短縮することができるでしょう。

このクリックアクセスツールバーですが、
実は10個以上の設定が可能です。
ただ個人的には6ケもあれば十分なのかなと。

それぞれ簡単に説明していきます。

名前をつけて保存

通常のデフォルトでは”上書き保存”が
設置されているはずですが、
通常保存する際に名前を書き替えたり、
保存場所を再設定したりしますよね?
保存設定の効率化を図っています。

オブジェクトの配置

1~6の中で私自信一番重要視している項目です。
複数のオブジェクトが並べられた場合に
上下左右に均等配列が可能になります。
例えば以下のような場合です。

この状態から、
ボックスを全選択
(この場合はCtrl +A でもいけますね。)し、

Alt キー+2+H

と入力すると、

このように等間隔で再配置されます。

次は3~5までです。

図形

図形の塗りつぶし

図形の枠線

これらは通常『挿入』タグに格納されています。
文字や、テキストを挿入する、
といったページ制作に最も必要とされ、
操作階数も多いコマンドかもしれません。

まずこの『図形』についてです。
なぜこれを設置しているかというと、
ボックスや、矢印、またテキスト挿入する
といったコマンドはここから始まります。

一瞬でテキストや、
矢印コマンド、四角、△コマンドなどへ
アクセスでき、非常に便利です。

そして最後にご紹介するのは、

文字の塗りつぶし

です。

これはご存知の通り、
文字色を変更したいときですね!

以上がクイックアクセスツールバーの活用法です。

いかがでしょうか?

本トピックでご紹介したのは、
あくまで私が必要と思うコマンドを設置しています。

本来大量に設定できるのですが、
私個人的には左手のみで操作をしたいので、
6ケまでにとどめています。
極めたい方はもっと設定してみるのもいいかもしれません。

ぜひ皆さんもこの便利コマンドを使って
効率化に役立てていただければうれしいです!!

それではまた!

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作成者: ataro

中国人妻、長男(上の子)、長女(下の子)の4人家族。

4年制大学時代に中国上海へ1年間の留学期間を経て、卒業後一旦は日本企業に就職。
その後日本企業体質が合わず、上海へ。
広告系ベンチャー企業に在籍しつつ、2015年に長男出産を機に日本に本帰国。

現在は中国系某大手流通企業に在籍。

現在の趣味は子供と遊ぶこと。
ランニング。
ブログ執筆。

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