爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編『ショートカットキー』活用-第3回-

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爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編『ショートカットキー』活用でマウスは使いません。

みなさん
こんにちわ。アタロ―です。

今回は前回話をしている『7か条』

1)企画書作成ツールを選定する。
2)制作ボリュームを掴む。
構想をねる。構図8割、作業2割。伝ることは1ページに1つ。
3)必要なフォント、色数、フォントサイズを決めておく。
4)マウスは極力使わない。ショートカットキーを覚える。
5)クイックアクセスツールバーを使う。
6)とにかく画像サイズ、ブックのサイズは軽くする。
7)会議は同時進行の場。

のうち、

『クイックアクセスツールバー』活用でサクサク! 編に引き続き、

4)マウスは極力使わない。ショートカットキーを覚える。

をお話しようと思います。
ショートカットキーって、
覚えれば覚えるほど楽しいです。

なんたって、仕事の効率が上がりますよね。

普段私は、
クイックアクセスツールバーと
ショートカットキーを
組み合わせて使っていますが、

これがあれば
通常の作業がぐっと楽になります。

マウスをリボン領域まで、
ひっぱって、
クリックして・・
また色を変更して、
文字の枠を消して、
透明化して、
白紙部分に配置して、
均等に配列して・・・・

ってめちゃくちゃ作業量ありますよね!?
それら一連の作業をショートカットキーを使うことで
一瞬にして仕上げることができます。

今回は
ショートカットキーの中でも
特に頻度が高いと思われるものをお話しします。

くどいようですが、
一連のトピックはあくまで綺麗さや、
クライアントに関心させることが最終ゴールじゃなくて、
とにかく仕事を早く終わらせる!!!
スピードを上げてさっさと
仕事を切り上げるためが目的です。

それではいってみましょう。

①スライドマスターヘッダー設定を行う。

スライドマスター設定とは

全ページ共通のテーマを設定することができます。

例えば、すべてのページにヘッダーを設定したい場合、
トップページに共通ひな形作成することで、
一枚一枚作製せずに済みます。

資料を作成する際に、
ヘッダー・フッターはデフォルトで用意されていますが、
できるだけカスタマイズしたいですよね。

そこで、まずはヘッダー部分の作成を例にして紹介していきます!!

大きな流れは以下の通り。

1.スライドマスター編集ページ移動
2.フォント設定
3.ボックス図形編集
4.色味・グラデーション設定
5.配置確定
6.閉じて終了

1.スライドマスター編集ページ移動

『Alt + W + M』

ヘッダー部分を固定する為に、ヘッダーデザインを行います。
まずはスライドマスター編集ページを呼び出す際のショートカットキーです。
通常は・・・リボンタブの『表示』→『スライドマスター』と順にクリックしていきますが、一瞬で呼び出す技です。

●1ページ目のスライドマスターページでは編集しない。

これは私だけかもしれませんが、1ページ目ではなく、2ページ目以降で制作します。というのも1ページ目に編集を行うと、
すべてのページにもれなく反映されてしまいます。その場合タイトルページなどヘッダーを設定したくない場合にいちいちレイアウトをつくりかえなければなりません。面倒です。
一度2ページ目のレイアウトを一つ作成しておいて、そのページを複製していくほうが楽。

2.フォント設定
『M + T + F』

スライドマスターページ上でフォントを設定すると、すべてのページにデフォルトフォントとして設定されます。
ここでは『メイリオ』フォントを選択します。

3.ボックス図形編集
クイックアクセスツールバー
『Alt + 3』から4つ右へ移動

クイックアクセスツールバー設定で挿入タブを設定すると、テキストボックスや図形を簡単に呼び出すことができます。
『Alt + N + S + H』でもすぐに呼び出しが可能です。私の場合はこれ。

ここで、ヘッダー要素となるボックスをつくるんですが、適当な場所で適当な長さで作ります。
例えばこんなふうに。

4.色味・グラデーション設定
『Alt + 4』、『Alt + 4 + G + M』

ここもクイックアクセスツールバー設定されているので『Alt + 4』で色設定並びにグラデーション設定も呼びだします。
このほか、『Alt + J + D + S + F』でも同じことができます。

5.配置確定
『Alt + 2 + L(+T)

これめちゃくちゃ頻度が高いです。
ボックスをすみっこに持って行ったり、等間隔に並び替えたり。

6.閉じて終了
『Alt + M + C』

これそのまんま。閉じます。
以上です!

マウスを使わない。ショートカットキーだけ。

1~6のショートカットキーをスライドマスターヘッダー制作を題材に、順をおってお話しました。
ここで話したものはいったん覚えてしまうと、めちゃくちゃ重宝します!

今回は、あえて太字にする場合は『ctrl + B』とか、全体選択の場合は、『Ctrl + A』とか、初歩のコマンドは書きませんでした。そこはショートカットキー、パワーポイントといったワードで検索すれば山のようにでてきます。
それを覚えたうえでの話です。

実は今回ご紹介した操作は1つもマウスを使ったコマンドはありません。

これ、何が言いたいかというと、以下にマウスを使わず操作ができるか。が大変重要だと私は考えています。
利点がたくさんあります。

・デスク以外の場所で操作が簡単。
・移動中作業でも場所とらない。
・会議中でもスピードがつくと同時進行で制作ができる。
・カチカチいわないw

これすごくないですか?
くどいようですが、作業に時間はとにかくかけない。これが重要です。

今回ご紹介した操作は何回か繰り返していけば、すぐに使えるようになります。
あとは『マウスを絶対使わない』っていう信念が大事です。

この手のショートカットキーって、マウス操作半分、ショートカットキー操作半分だと、やっぱり面倒くさいです。
だったらマウスで全部操作するからいいじゃん。みたいな気持ちにもなります。

あとは自分で身体で全部覚えてやるぜ!ぐらいの気持ちがちょうどいいんじゃないかな、なんて。

ぜひ参考にしてもらえればうれしいっす!!

じゃまた。

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コメント一覧

世の中で一番速くエクセル罫線を描く方法を考えた2019年4月6日 10:12 AM / 返信

[…]  今回は、パワーポイントに続き、エクセルのショートカットです。 […]

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