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ビジネス 時短技

爆速時短で仕事効率アップ!Word 企画書はシンプルでわかりやすい!


みなさん
こんにちわ!

アタロ―です。
今回もパワーポイントを使うのが苦手・・・。
パワポなんてなくなればいいのに。
でもパワポで提案書をつくらなきゃなんねーよ!
と思っている皆様にパワポ時短ノウハウを
お伝えできればと思っています。

くどいぐらい言っていますが、
この一連のトピックはパワーポイントをきれいに作りたい、
見栄えをよくしたいではなく、

どうやったら無駄な作業をなくし
スピーディーに仕事をこなせるか。
に力点をおいて御伝えいたします。

パワーポイント時短技必殺7か条

1)企画書作成ツールを選定する。
2)制作ボリュームを掴む。
構想をねる。構図8割、作業2割。伝ることは1ページに1つ。
3)必要なフォント、色数、フォントサイズを決めておく。
4)マウスは極力使わない。ショートカットキーを覚える。
5)クイックアクセスツールバーを使う。
6)とにかく画像サイズ、ブックのサイズは軽くする。
7)会議は同時進行の場。

今回は第三弾として、
1)そもそパワーポイントで作成する必要があるのか。
にフォーカスをあてたいと思います。

※本トピックはアニメーション機能を一切の言及をしておりません。
壇上プレゼンテーションの魅せ方ではありませんので・・・
悪しからず。

企画書をパワーポイントで作成する必要があるのか。

まずは第一条の

「企画書をパワーポイントで作成する必要があるのか。」
を考えてみたいと思います。

企画書はシーンに合わせて
作成ソフト(ワードやエクセル、パワーポイント)
を使い分けたほうが無難です。

一般的に
マイクロソフトオフィスを使う方は、
パワーポイント・エクセル・ワードの
どれかを使って文書・資料作成をしていますよね。

きちんとそれぞれを使い分けられているか。
ここが意外とそうでもない方が多いです。


EXCEL:
いわずとしれた”表計算ソフト”です。
数値計算・数値管理などに優れています。

WORD:
文書作成ソフトです。
契約書だったり、公式文書だったり。


powerpoint:
“プレゼン”用ソフトです。

この3つを比べた時に、
どのソフトが
スピーディーにかつ、容易に取り掛かれますか。

そう、ワードですね!(半ば強制的w)

社内向けの企画書や部内向けの場合、
ワードを使って済ませてしまったほうが
楽なパターンもあります。

例えば、
議題与件のみを書き出して
関係者にオリエンテーションする場合や、
決裁者に提出するぺら1枚の企画書
など。

そのほかにも
プロジェクトのキックオフミーティング
や、アイデア出し会議、会議アジェンダ資料など
該当プロジェクトが完全に固まっていない場合や、
会議に弾みをつける場合など
ワードは重宝しますね。

(公的機関においては
ワード文書の取り扱い比率が高いですよね。)

実はワードのほうが
文字だけなので手っ取り早いですよね。

文字量>数字量

の場合は黙ってワードを使ったほうが無難です。

パワーポイントの場合
文章の改行や、印刷範囲の設定など
設定しなければならないことも多く、
意外と効率が悪いです。

仮に1枚で表現する
としたらこんな感じでしょうか。

ワードで書いた企画書は簡潔でわかりやすい。

タイトル:
部署名:
担当者:

~前段~
背景(5W1Hを明確に):
課題の抽出:
問題点(端的に):

~解決方法~
具体的な実施内容の提案・目的:
実施の為の必要事項(リソースなど):
予算:
スケジュール:

~理想の結果・目標など~
成果:

こんな感じで済んだりします。
パワポで何枚も作んなきゃいけない・・・とか、
そんな心配は必要ありません。
ただ注意すべきポイントが2つあります。

話の流れを意識する

すべての企画書には共通して
現実(かかえている問題) → 未来(理想の状態)
という流れにする必要があります。

ここに『具体的な解決策』を加えて

現実 → 『具体的な解決策』 → 理想

とすることで初めて企画書になります。

つまり企画書は
現実と理想のギャップを
埋める作業に他なりません。

ここを忘れずに話の構造として
意識をすることが重要です。

また、営業トークでも、
ご自身の悩み事でもなんでもこれにあてはまりますよね。
この時系列に沿って考えればすべてに筋道が通るはずです。

このあたりの話の流れ・シナリオの作り方は
次回以降でお話したいと思います。

企画文書には強弱をつける

1枚の企画書の場合は
話に強弱をつけて読み手に
どの部分が重要か伝える必要があります。

前段:解決方法:結果= 2:7:1

程度の分量で書くことで、
読み手に話の意図を
しっかりわかってもらうことが大事です。

すべての出発点は構成を考えることから

今回はもとよりパワポ時短技を
ご紹介しようと考えていましたが
ワードで作る企画書について話をしました。

パワーポイントに企画を落とし込む場合も
上述したすべての項目が必要となってきます。

ですので、企画書をパワーポイントで書く場合は
まずはワードでも手書きでも
文字で書き起こすことをおすすめします。

そうすることでパワーポイントを開いたときに
何を書けばいいかわからず固まってしまう・・・
という最悪な状態に陥らなくて済みますよ!

いったんシナリオを書き出し、
具体的なデータや、
実施プランなど肉付けしていき、
パワーポイントに落としていくことを
お勧めします。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

まとめると、

1)企画書スタート時はワードで
2)企画構造に欠かせない項目はとは何か
3)話の流れを意識する
4)文書の強弱をつける
5)パワーポイントで提案書を作る
6)肉付け作業

です。ぜひとも参考してください!
ではまた。

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作成者: ataro

中国人妻、長男(上の子)、長女(下の子)の4人家族。

4年制大学時代に中国上海へ1年間の留学期間を経て、卒業後一旦は日本企業に就職。
その後日本企業体質が合わず、上海へ。
広告系ベンチャー企業に在籍しつつ、2015年に長男出産を機に日本に本帰国。

現在は中国系某大手流通企業に在籍。

現在の趣味は子供と遊ぶこと。
ランニング。
ブログ執筆。

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