爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編-第1回-

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こんにちわ!アタローです。
 
暑いですね!
皆さんは仕事の効率化、図っていますか?
面倒な仕事ほどちゃっちゃと終わらせたいですよね?
そこで今回は私が過去の苦い経験を元に、
ビジネス効率アップ術をお伝えしたいと思います。
 
私は10年以上広業界、業務に携わり、
これまでにも数え切れないパワポ資料を作成してきました。
 
作成のたびにだめだしされ、
何がだめかを考え、、の繰り返しでした。
一番いやなのはゼロから作り直し。
結構へこみますよね。。
 
そこで10年以上の教訓を活かし
同じ失敗を繰り返してもらいたくない。。。
ですので最低限パワポで資料作成するうえで
守っておくべきポイントをまとめました。
 
そして少しでも役に立っていただけると嬉しいです。
 

パワーポイントが重要とされる理由

ワードや、エクセルに比べて
魅せる”資料”として
パワーポイントは優秀なソフトです。
理由は2つあります。
 
 ・シナリオ(ストーリー)を組み立てやすい。
通常ビジネスシーンで必要とされる資料は

「問題把握」
「解決策」
「改善後想定結果」

が主な構成となります。
パワーポイントはページ毎に設定ができる為、
シナリオを組み立てやすいのです。

 
・直観で作業ができる。
パワーポイントは
多くの線画や、アニメーション効果
配色を駆使することで
直観で操作が可能です。
また
プレゼン資料のほか、
販促POP、
社内向け資料など
様々な用途に使用することが可能です。

それぞれのシーンに合わせて、
簡単に操作が可能なものはパワーポイント以外には
見当たりません。
まさに万能といえるでしょう。

しかしながら自由度が高いことから、
思った通りに作成できない・・
ということもあるでしょう。
 

パワーポイントを苦手と思う人が多い理由

製作作業時間が膨大の割に、見返りが少ない。
これはよくあることです。
私自身も何度も経験しています。

例えば、
「明日大事なプレゼンだ!
契約をとる為にいい提案書をかかなきゃ・・・」
と意気込み、夜6時から制作開始。
当然仕事の疲れから、
頭の回転は鈍ります。

そのまま終電までかかり、
見た目だけをきれいにしそのまま終了。

また「これやっといて」と上司からの依頼で
安易に受けた資料作成。
手を付け始めたものの、
十分なページ作成前の準備が整わず
上司に資料を提出。
「これが違う」「このページやり直し」
となってまったく仕事がすすまなかったり。。。

でもこれってパワーポイントが悪いわけではないですよね?
本人と上司(もしくは他の依頼者、クライアントなど)
の間でしっかりと落とし込みができていない、
いわゆるコミュニケーション不足が原因です。
そこで、パワポの超速技を使って
リカバリーを素早く行えば
長時間の資料作成実務、
疲労から解放され、
プレゼン最強ツールとなるはずです。

今後はパワーポイントの資料を苦手意識を作っていて楽しい、
と思えるよう、
皆さんと一緒に問題の解決に取り組むことができれば幸いです。

次回から時短でかつスピーディー、
効率を上げるために必要なポイントを挙げてみたいと思います。
 
パワポ爆速で効果を上げる為の必殺7か条
 
1)企画書作成ツールを選定する。
2)制作ボリュームを掴む。
  構想をねる。構図8割、作業2割。伝ることは1ページに1つ。
3)必要なフォント、色数、フォントサイズを決めておく。
4)マウスは極力使わない。ショートカットキーを覚える。
5)クイックアクセスツールバーを使う。
6)とにかく画像サイズ、ブックのサイズは軽くする。
7)会議は同時進行の場。
とにかく以上のことを実践していけば、

仕事効率改善すること間違いなしでしょう。
次回から一つずつ掘り下げていきます〜。

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コメント一覧


爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編『クイックアクセスツールバー』活用でサクサク! | ataroの「日々これ話したい」ブログ2018年7月30日 7:32 AM / 返信

[…] アタロ―です。前回パワーポイントを使って仕事を効率よく終わらせる為の7か条をお伝えしました。 前回の記事はこちら […]

爆速時短で仕事効率アップ!パワーポイント編『クイックアクセスツールバー』活用でサクサク!2018年8月13日 7:08 AM / 返信

[…] アタロ―です。前回パワーポイントを使って仕事を効率よく終わらせる為の7か条をお伝えしました。 前回の記事はこちら […]

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